Det digitiserade arkivbeståndet inom SweCarCol-projektet har gjorts sökbart genom en enkel, s.k. platt databas. Detta innebär att databasen inte har använts för att bygga upp relationer och hierarkier mellan enskilda arkivdokument. Många inbördes förhållanden i materialet kan dock härledas ur sökresultaten. Ett av projektets huvudmål har varit att återskapa ett geografiskt spritt arkiv (i huvudsak fördelat mellan Frankrike och Sverige). En enkel sökning i ett tidsintervall avslöjar ofta det nära förhållandet mellan de svenska och franska arkivbestånden.
SweCarCol:s metadata bör inte anses heltäckande eller fullständigt korrekt, vilket är viktigt att komma ihåg när man ska bedöma sökresultat. En rekommendation är att pröva ett antal olika sökningar. SweCarCol:s databas innehåller enkel metadata som kronologisk information (år och datum), vilken uttrycker tidspunkten för ett enskilt dokuments tillkomst. Metadata för tidsintervall finns även (vanligt till exempel för vissa statistiska dokument som täcker en längre tid). Dokumentskapare, författare och personnamn som förekommer i materialet har även inkluderats där det varit relevant eller möjligt. Inkonsekvenser och luckor i informationen är dock väldigt vanliga. Framför allt beror detta på arkivets heterogena natur, vilket även ofta är i dåligt fysiskt skick.
En annan sak att notera är att vissa centrala metadata bygger på en historisk tolkning av arkivdokumentet. Dessa kan hänföra sig till dokumentets funktion ("Dokumentkategori") eller till dokumentets tematiska innehåll ("Ämnesområde"). Dessa metadata beskrivs i detalj nedan. Notera dock att dessa metadata ofta kännetecknas av tvetydighet, överlappningar och redundans vid sidan om andra metadata. Nedan beskrivs metadata i tur och ordning utgående från layouten “Utökad sökning”.
Enkel sökning
Man kan göra en snabb sökning genom att välja fliken “Enkel sökning”. Detta fält är det samma som finns på SweCarCol:s framsida. På så vis gör man enkelt en bred sökning i följande fält (beskriva i detalj nedan): “Beskrivning”, “Dokumentkategori”, “Ursprung”, “Andra namn” samt tidsintervall. En enkel sökning är särskilt användbar då man försöker hitta material såväl baserat på dokumentens typ och beskrivning som en bred bild av vilka personnamn som finns i databasen. Man kan även hitta alla dokument skapade under ett visst år genom att skriva ut det, t.ex. “1789”.
Beskrivning
Detta fält beskriver dokumentets innehåll eller rubrik. Dokument med en hög grad av standardisering (såsom rapporter och protokoll) innehåller oftast inga längre beskrivningar. Notera att deskriptiv information även finns i andra fält, samt att denna information huvudsakligen är uppmärkt på svenska. I vissa fall är informationen uppmärkt på engelska eller franska, i vilket fall den oftast är en reproduktion av dokumentets titel eller rubrik. Detta ger även en indikation om på vilket språk dokumentet är skrivet.
Period (år eller datum)
Gör en kronologisk sökning på år, datum eller ett tidsintervall (antingen år–år eller datum–datum). Datat hänör sig alltid till datumet eller året då dokumentet skapades. Kom ihåg att odaterade dokument utan kronologisk information är väldigt vanliga. I vissa fall har en uppskattning gjorts om tillkomståret och bör bedömas kritiskt av användaren.
Ursprung
I flertalet fall hänför sig detta data till dokumentets författare. Men i mera tvetydiga fall kan det även röra sig om personen som bemyndigat eller beställt dokumentet. Det kan även röra sig om en juridisk person eller institution som ansvarat för dokumentets tillkomst.
Andra namn
Andra personer, samfund eller institutioner som nämns i eller är kopplade till dokumentet i fråga. Ett vanligt exempel är förekomsten av namn i ett brev eller en rapport som är skrivet av en författare ("Ursprung"). Dessa förekomster är då uppmärkta i fältet “Andra namn”.
Dokumentkategori
Beskriver dokumentets funktion. Till skillnad från andra metadata, som är sökbara genom inmatning av text, fungerar detta genom en dropdown-lista bestående av 21 standardiserade dokumentkategorier. Den standardiserade listan är tillgänglig både på svenska och engelska. Notera att det finns en annan, mera specifik metadata som heter “Dokumenttyp”. Denna är uppmärkt enbart på svenska. Detta fält är tillgängligt i sökresultaten, och är sökbart genom “Enkel sökning”. Det finns hundratals olika dokumenttyper, och “Dokumentkategori” är därför avsedd som en genväg för att möjliggöra ändamålsenliga sökningar.
Samlingar och volymer
Genom att välja specifika arkivsamlingar från dropdown-listan kan man göra en sökning baserad på arkivproveniens. Man kan även begränsa sökningen till ett intervall av volymer i själva samlingarna. Om man vill söka i en enda volym måste den inkluderas i intervallets start och slut. Till exempel “S:t Barthélemysamlingen, Volym 1A –1A” återger alla dokument i volym 1A av S:t Barthélemysamlingen. Notera att man behöver göra flera sökningar för att få resultat från mer än en samling.
Ämnesområde
Denna metadata är avsedd att fungera som en tematisk etikett som beskriver dokumentets innehåll. Det finns 19 ämnesområden som rör sig från abstrakta sammanhang (som “Religion”, “Utbildning” eller “Slaveri”) till mera dokumentspecifika ämnesområden som indikerar proveniens ("Konseljprotokoll eller “Finansprotokoll”). Varje dokument kan maximalt vara märkt med 5 kategorier, vilka kan sammanföras i en sökning genom växeln “Kombinera ämnesområden”. Om man till exempel söker efter vittnesbörd om slavlagstiftningens tillämpning kan man pröva olika kombinationer av ämnesområden såsom “Slaveri” och “Rättsväsende”, eller “Slaveri” och “Rättegångsprotokoll”.